Iratkozzon fel hírlevelünkre!

Lengyelné Petris Erika: Ellenőrzési nyomvonal szerepe a kontrollrendszer működésében

A költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni és folyamatosan aktualizálni a szervezet ellenőrzési nyomvonalát [Bkr. 6. § (3) bekezdés].
Fontos, hogy a nyomvonal ténylegesen használható legyen a gyakorlatban, ne csak tevékenységek felsorolásából, formális vagy legalapvetőbb (jóváhagyás, érvényesítés, ellenjegyzés, teljesítésigazolás) kontrolltevékenységekből és általánosan meghatározott felelősökből álljon.
Biztosítani kell, hogy utólagosan ellenőrizhető legyen a feladat végrehajtása, az esetleges felelősség megállapítása, az elszámoltathatóság.
Az ellenőrzési nyomvonal lehet táblázatos vagy folyamatábrás. Az újabb módszertani útmutató mind a két formában ajánlja elkészíteni. Véleményem szerint, a táblázatos ellenőrzési nyomvonalat érdemes úgy kialakítani, felépíteni, hogy a feladatok logikailag egymásra épüljenek, kellő részletezettséggel alábontva, ezáltal nem csak a táblázatos, de akár a folyamatábrás és szöveges változatnak is megfelelnek. Azokat a főfolyamatokat, amelyek több szervezeti egységen átívelnek, illetve több szintű döntést igényelnek érdemes folyamatábrában is megjeleníteni (pl. közbeszerzés főfolyamat, leltározás főfolyamat, beruházás főfolyamat stb.).
Tapasztalatom, hogy a belső kontrollrendszer kialakításának és hatékony működtetésének fontosságát a szervezetek egyre jobban érzik, egyre többet tesznek azért, hogy az előírásoknak megfeleljenek és egyre inkább céljuk az, hogy működőképes legyen a rendszer.
A nagyobb szervezeteknél ez a cél könnyebben teljesíthető, meg van rá a megfelelő kompetenciával rendelkező humánerőforrás. Külön szervezeti egység foglalkozik a kontrollokkal, kockázatkezeléssel.
A kisebb szervezetek már gondban vannak. Bármennyire meg akarnak felelni a követelményeknek, nincs kellő kapacitás a feladat ellátására. Amíg ezek a kisebb önkormányzatok, intézmények azzal küzdenek, hogy biztosítsák a gazdasági-pénzügyi feladatok ellátását, megfelelve az új integrált ügyviteli rendszerrel szemben támasztott követelményeknek (ASP), addig a belső kontrollrendszerhez kapcsolódó feladatok háttérbe szorulnak. „Van valamijük”, egy nyomvonal, sajátos kockázatkezelési táblázat, de nem működőképes. Mindig hangsúlyozni szoktam az ellenőrzött vezetőnek, hogy az ellenőrzési nyomvonal is – mint ahogy a szabályzatok is – a vezetőt védik, ezért érdekelt annak minél használhatóbb elkészítésében.
Az ellenőrzési nyomvonalnak kulcsszerepe van a belső kontrollrendszeren belül, általában az öt elem közül a kontrollkörnyezeten belül említik. Az általam ajánlott táblázatos szerkezetű nyomvonal mind az öt elemmel kapcsolatban áll, nem csak a kontrollkörnyezet része. Mindegyikben helye van, a többi négy elemmel szoros kapcsolatban áll, meghatározó része azoknak.
Ezért tartom kiemelt jelentőségűnek, hogy olyan ellenőrzési nyomvonalat kell készíteni, amely használható, a szervezetről szól (érvényesülnek a sajátosságok), konkrét feladatokkal, felelősökkel, kontrollokkal.
Amennyiben a táblázatos formában elkészített nyomvonal a következő oszlopokat tartalmazza:
tevékenységek/feladatok (főfolyamatok és alfolyamatok),
feladat ellátására vonatkozó jogszabályok, belső szabályzatok,