Iratkozzon fel hírlevelünkre!

Periodika 44. kérdés – 2021. 5. szám: Könyvelés módjára, idejére hivatkozás az elektronikus számlában

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban: Számv. tv.) 167. § (1) bekezdés h) és i) pontjai előírják a gazdálkodók részére, hogy a bizonylatok könyvekben történő rögzítése esetén az elektronikus bizonylatok esetében is tüntessék fel a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozást, a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontját, igazolását. A gazdálkodó a 167. § (1) bekezdés h) és i) pontjában foglalt kötelezettségének oly módon is eleget tehet, hogy a megjelölt adatokat, információkat és igazolásokat az eredeti (elektronikus vagy papíralapú) bizonylathoz egyértelmű, az utólagos módosítás lehetőségét kizáró módon fizikailag vagy logikailag hozzárendeli. A logikai hozzárendelés elektronikus nyilvántartással is teljesíthető. [Számv. tv. 167. § (7) bekezdés] A fenti jogszabályi előírást egy olyan, például excel formátumú vagy a könyvelési programból készített táblázat készítésével is lehet teljesíteni, amely a fenti adatokat tartalmazza és kizárják a táblázat utólagos módosításának lehetőségét, illetve biztosítják annak tárolását is.
Alapvetően a számla befogadójának kell olyan belső ügyviteli/számviteli rendszert vagy megoldást kialakítani, amelyen keresztül a számlák ellenőrzése, feldolgozása történhet.
Az adóhatóság jelenlegi álláspontja szerint a számla befogadója döntheti el azt is, hogy az elektronikus számlát elektronikus formában vagy papíralapon szeretné feldolgozni, és arra is lehetősége van, hogy a feldolgozás során az elektronikus számlák kinyomtatásra kerüljenek, a befogadási folyamatban különböző adatokkal lássák el, így ebben az esetben a kinyomtatott számla úgynevezett belső bizonylatnak minősül. Fontos megjegyeznünk, hogy az elektronikus számla az intézmény belső feldolgozási folyamat érdekében történő kinyomtatásával nem válik papíralapon kibocsátott számlává. Amennyiben az utalványrendelet tartalmazza a könyvelési tételre történő hivatkozást, akkor az utalványrendelet megőrzésére a fenti szabályok vonatkoznak.
Elektronikusan kizárólag az elektronikus úton előállított dokumentumot kell megőrizni. Amennyiben a számlához kapcsolódó egyéb dokumentumok papíralapon állnak rendelkezésre, álláspontunk szerint ezen bizonylatokat papíralapon kell megőrizni.